Como reducir costos en copias e impresiones

COMO REDUCIR COSTOS DE COPIA E IMPRESION

Definir objetivos: Una compañía debería tener en claro su misión, visión y sus objetivos para establecer que estrategia de gestión de documentos se alinea con sus necesidades y si estas son por ejemplo:

1.- Mejorar su rentabilidad: Implicara el uso de menos recursos, tener políticas de impresión austeras y centralizar sus dispositivos.

2.- Diseñar una estrategia de intimidad con sus clientes: Implica más comunicación personalizada.

Todo esto generaría un costo que puede ser administrado por las áreas de tecnología, administración o ambas.

Los costos directos se relacionan con los equipos que realizan las impresiones, fotocopias, escaneo y fax, además de los costos de sus insumos y repuestos que cada uno de ellos requiere ( El uso de insumos compatibles de buena y comprobada calidad o el reciclado de cartuchos de toner o tintas a menor costo que los insumos originales, genera sustanciales ahorros además de ser ecológico). Luego están los costos relacionados con el mantenimiento de los equipos.

Descubrir los costos ocultos: Las compañías deben identificar cuales son los costos que les hacen perder competitividad y no añaden valor a sus servicios. Entre ellos podríamos citar:

1.- Servicio técnico; ver que tan factible sea tercerizar este servicio.

2.- Capacitar adecuadamente; en el manejo y cuidado de los equipos a los operadores de los equipos.

3.- Productividad de lo usuarios; diseñar una distribución lógica de los equipos dentro del área de trabajo para reducir el desplazamiento de los usuarios (ahorrando tiempo) con esto evitamos que su productividad y su desempeño se vean afectados por “cuellos de botella”(congestiones) a la hora de fotocopiar, imprimir, faxear o escanear.

4.- Infraestructura tecnológica; y los costos asociados a administrar sus documentos de manera centralizada o conectada con varias sedes.

5.- Gestión de los documentos; Determinar que procesos pueden ser electrónicos y no físicos.

Implementar políticas de ahorro: Implantar reglas para que incidan en los costos operativos de la administración de documentos. Entre ellas podríamos adoptar lo siguiente:

Automatización de procesos: Reducir los procesos basados en documentos físicos. Esto no solo reduce el consumo global de papel en la compañía, sino que impacta también en la productividad del personal y en sus tiempos de respuesta/procesamiento de requerimientos de la compañía.

Uso del sistema Dúplex e impresión por departamento con códigos de usuario: El uso de copiar e imprimir por las dos caras del papel puede aportar entre un 30 a 40% de reducción del consumo de papel en la compañía.

Uso de equipos digitales Multifuncionales: Con esta tecnología se puede escanear un documento y enviarlo al e mail de un cliente (vía red o vía fax) reduciendo el uso de las líneas telefónicas. Estas políticas reducen los costos de almacenamiento (espacio).

Seguimiento: Es muy deseable contar con un servicio de administración de impresiones que monitoree y permita tomar acciones correctivas y preventivas para alinear y alcanzar los objetivos de la compañía.

Hay varios software y soluciones en el mercado local que permiten hacer este seguimiento y así mismo tener en claro que todo esto no es responsabilidad de una sola área, sino que es responsabilidad de todos en la compañía que aporta una mejora de costos operativos y políticas de mejoras en el medio ambiente(ecología).

Tips recolectados por:

Ricardo Zevallos Cruz

Técnico especialista en copiadoras

Lima/ PERU